A través del Sistema de Noticias de CORACYT hemos venido haciendo comentarios respecto al tema de la gestión documental y los archivos como cuestiones centrales para la transparencia y el Derecho de Acceso a la Información Pública (DAIP).
Por considerar que hablar de los encargados de archivos, ahora que iniciaran nuevas administraciones municipales, puede ser importante, traslado a estas líneas lo que hoy mismo estaré señalando en la radio. Principalmente en el contexto de la inminente Reforma Constitucional en la materia.
Según nuestra Ley de Archivos para el estado de Tlaxcala, vigente, en cada Sujeto Obligado debe crearse un Sistema Institucional de Archivos (SIA), el cual consta de un componente operativo y uno normativo; este último lo componen o integran un responsable de archivos (RA) y a un Comité Técnico de Archivos (CTA).
Se trata aquí de profundizar un poco respecto al RA. Lo que nos remite no sólo a la profesión de archivista sino a su quehacer diario. Ya que como dice el artículo 49 de nuestra ley, dicho personal “deberá contar con el perfil, conocimientos y experiencia en archivística, así como capacitarse y actualizarse permanentemente en la materia…”
En España a este funcionario se le denomina “archivero” que en el Diccionario de términos archivísticos de Víctor Hugo Arévalo Jordán (http://www.actiweb.es/itsam/archivo8.pdf) se define como “la persona que tiene a cargo un archivo o sirve como técnico en él.” Y aunque en México se opta más por el término de archivista, ya que archivero se denomina al mueble destinado a conservar y organizar el archivo, traemos a cuento la referencia española porque según el diccionario mencionado, también se denomina con este término a “Quien no ha cursado estudios archivísticos, pero se ha desempeñado largos años en un archivo, adquiriendo en la práctica, algunos conocimientos de la profesión.”
Preguntemos ¿Cuántos de estos personajes en Tlaxcala están en el trabajo diario de ordenar documentos? Y más que importarnos el número lo que interesa es que la ley de archivos los invoca para poner al día el elemento básico del acceso a la información pública.
Aunque parezca demasiado teórico o que se queda en el papel la apreciación vale señalar que el citado diccionario nos dice también que se puede distinguir “al archivista, del archivero y el archivólogo” por poder identificar entre ellos una relación de grado o jerarquía. Así el “archivista,… es el que ha cursado estudios sistemáticos y posee un diploma. El archivero, en cambio, es el que cultiva la disciplina y contribuye con estudios especializados al progreso doctrinario de la misma. El archivólogo es el especializado en los aspectos teóricos, o estudioso de la archivología.”
En todo caso necesitamos en México y Tlaxcala contar lo más pronto posible con los tres perfiles para mejorar la archivística en nuestro país y estado; para entre otras cosas garantizar mejor el derecho de las personas a acceder a información pública. No debe cansarnos la frase, desde luego sin permitir que se vuelva un simple slogan, de que sin archivos no hay transparencia en los asuntos públicos.
Pero no concluyamos esta reflexión sin hacer alusión a algunas de las diez funciones del RA, que enumera nuestra ley en Tlaxcala, sólo para manifestar la importancia y relevancia del trabajo y responsabilidad que tiene.
Fungiendo como Secretario del CTA de la entidad, dice la ley, “debe promover la operación regular de este órgano…” Es decir que prácticamente es el motor del mismo. De él depende es estricto no sólo su funcionamiento sino incluso su existencia.
También debe “Establecer un programa de capacitación en la materia, así como las principales estrategias para el desarrollo profesional del personal…” Vaya tarea, hasta idealista pudiéramos pensar de botepronto, sobre todo ante la ausencia en nuestra burocracia de un Servicio Civil de Carrera. Sin que nadie se moleste, pero es necesario formular la interrogante, ¿a quién le interesa capacitarse si con la conclusión de una administración, por ejemplo en los municipios, lo más seguro es el despido?
Además el RA, debe “Proponer un programa de necesidades para la normalización (sic) de los recursos materiales que se destinen a los archivos, propiciando la incorporación de mobiliario, equipo técnico (y tecnológico diríamos nosotros), de conservación y seguridad, e instalaciones apropiadas…” Una utopía podría decir cualquiera medianamente informado de nuestra cultura política y administrativa.
En fin, todo esto ya está en el papel, no podemos permitir que se quede ahí, debemos invitar a las autoridades a invertir recursos financieros, humanos y materiales si queremos tener archivos de verdad.
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