Miércoles, Agosto 28, 2013
Con el cambio de autoridades en los Municipios de Tlaxcala previsto para enero de 2014 pasa la atención de manera digamos natural de los problemas en materia de transparencia a los de la entrega recepción, entre otras cosas, de los archivos en tales entidades.
Cuestión que me permite retomar un comentario relacionado que recientemente he realizado para el Sistema de Noticias de CORACYT.
Dije en dicho espacio que cualquier manual de archivística denomina “organización estructural de los archivos” a la “creación formal de los archivos de trámite, de concentración o históricos, reconocida jurídicamente por las instituciones.”
Definición que hemos tomado del número 3 de los “Cuadernos metodológicos” publicado por el Instituto Federal de Acceso a la información y Protección de Datos (IFAI) y el Archivo General de la Nación (AGN), denominado Metodología para el diseño y formulación de sistemas de clasificación y ordenación archivística de José Antonio Ramírez Deleón. Que usted puede bajar de este link: http://inicio.ifai.org.mx/Publicaciones/cuaderno3.pdf
Enunciación que nos remite al Título Cuarto de la Ley de Archivos del Estado de Tlaxcala (LAET) denominado “Organización y Funcionamiento de los Archivos del Estado”. En el cual precisamente se define lo que es un archivo de trámite, uno de concentración y uno histórico.
Queremos para tratar de ser ilustrativos de la relación entre archivos y la transparencia, concretamente el ejercicio del Derecho de Acceso a la Información Pública (DAIP), profundizar un poco en los primeros, es decir los de trámite, pero antes permítanme una sencilla contextualización conforme a lo que señala la norma vigente en la materia en Tlaxcala.
Se describe en el artículo 44 de la ley mencionada arriba que “Los archivos generales encargados de la administración de la documentación administrativa (sic) e histórica serán los que se creen en los municipios, los organismos públicos autónomos en el Poder Judicial y en el Congreso local; así como el Archivo General del Estado y el Archivo Histórico correspondientes al Poder Ejecutivo. Es decir que en cada una de estas entidades tendrían que estar creados “formalmente” dichos archivos, cuestión de la cual desafortunadamente no tenemos bien a bien un diagnóstico de su existencia, disculpen la insistencia, formal. Aunque también hay que decir que los correspondientes al ejecutivo vienen funcionando desde hace ya varios años y tenemos informes de que el Poder Judicial tiene instalado el suyo. Suponemos que en el Congreso ocurre lo mismo, pero no así se tiene la seguridad que en todos los municipios sea de la misma manera. Y tampoco se puede asegurar que los titulares de dichas instituciones hayan emitido en forma sus “reglamentos, lineamientos o reglas de operación”, como ordena la ley en el artículo mencionado.
Pero como comentamos antes y con el propósito de que quienes nos leen lo entiendan queremos enfocarnos a los denominados “archivos de trámite” para resaltar su importancia en materia de transparencia.
Por lo que antes que nada hay que dar la definición del mismo. Se dice en el Cuaderno que mencionamos al principio, que el archivo de trámite “constituye la unidad responsable de la administración de documentos en gestión, de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de cualquier unidad administrativa u oficina.”
Documentos que constituyen el insumo principal de la transparencia, entendida como la “práctica permanente de un Estado democrático que coloca la información en la vitrina pública.” Sin que parezca simplificar las cosas podemos decir que son documentos “del momento”. Por ejemplo un acta del órgano directivo colegiado de alguna institución; del Pleno del Congreso, del Cabildo de un ayuntamiento, del Consejo General del Instituto Electoral de Tlaxcala o del propio Consejo General de la CAIPTlax.
Sin complicarnos demasiado las cosas hay que entender la palabra “tramite”, como el proceso que sigue un documento desde que se recibe o se genera y que contiene la información de un asunto desde su inicio hasta que logra los propósitos con que se crea.
Dicha información es a la que cualquier persona tiene derecho a acceder de acuerdo con las leyes respectivas. Por lo que un archivo de trámite formalmente instalado y correctamente organizado permitirá el ejercicio de dicho derecho sin mayores dilaciones o complicaciones. Desde luego también hay que considerar las excepciones que las propias leyes establecen, por ejemplo lo que corresponde a los datos personales.
Así, nos parece importante que las personas deben tener claro los distintos tipos de archivos que debe tener una institución por ley, y familiarizarse con la terminología en aras de fomentar una necesaria cultura archivística.
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